経費と認められる要件と領収書の整備

経費と認められる要件

 交際費や旅費交通費など、会社として経費として認められるかどうかの線引きについて解説する。

 会社や個人事業主として事業を経営すると様々な出費が発生する。そのうち、すべてが経費として認められるとは限りません。税務上特別に認められるものもあれば、否認されるものもあります。
 ただし、一般的な経費として認められるものは、一定の要件を満たす必要があります。

経費として認められる要件(一般)
①会社の事業に必要な出費であるかどうか
②支出を証明できる証拠があること
③常識・良識の範囲内であること

 まず、一番大事なのは①会社の事業に必要な出費であることです。つまり出費の目的(内容)です。税務署が入ってきた際にまず、これが説明できないと経費として認められません。また、可能な限り必要な出費である証拠(誰と何をどのような理由で出費したのか)を残しておくことが重要です。
 ②は支出を証明するもの、例えば領収書や請求書がこれに当たります。銀行口座の出金明細だけではどのような出費をしたのかわからないため、証拠としては不十分であることが多いです。
 ③については、たとえ会社の事業で必要で支出を証明できる証拠があるとしても、例えば一日で一人当たり10万円以上の交際費を使うなど、一般常識・良識に照らし合わせて明らかに逸脱している経費についてはその必要性を疑われ否認されることが多くなっております。

領収書の整備

 経費の証明するもとになる領収書ですが、いったいどのような事項が記載されいれば認められるのかについて解説します。領収書として認められる要件は主に下記の5点が備わっているものをいいます。

領収書等の要件(消費税法上の要件)
①発行者
②取引日時
③取引内容
④金額

⑤領収書の受取人(宛名)

 しかし、実務上5要件が備わらない場合もあります。例えばレシートは領収書の代わりになるのか否かですが、⑤が備わっていない状態になります。これが領収書として認められないかというと、そうではありません。結局は前述のように出費の目的(内容)が最も問われるので、たとえ宛名がなくても、個人名であっても出費の目的が会社事業に必要なものである場合は認められます。ただし、重要な出費(消費税法では3万円以上)に関するもので名宛なしの領収書が多いと会社経理のずさんさを疑われることになりますのでご注意ください。
 

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