帳簿書類等の保存期間及び保存方法

主な帳簿書類等の保存期間

 会社には請求書や領収書、契約書などたくさんの書類が溢れているかと思います。これらの書類は保存期間があり、文章を紙媒体もしくは電子帳票として保存する義務が法令(会社法、法人税法など)で定められております。
 主な帳簿書類の保存期間は以下となります。(会社法や法人税法など、違う法令で保存期間が違う場合は最長の期間を下記には記しております。)

  保存期間

決算書(貸借対照表、損益計算書、
キャッシュ・フロー計算書)

作成日から10年
総勘定元帳、仕訳帳、
補助簿(現金出納帳など)、補助元帳(売掛金元帳など)
決算締日から10年
上記以外の決算に関して作成された書類 作成日から7年
株式に関する書類や印鑑簿など事業関連書類 作成日または受領日から10年

取引証憑書類(請求書、領収書、
発注書、預金通帳など)

作成日または受領日から7年

従業員に関する申告書等(給与明細、源泉徴収書など)

法定申告期限から7年

課税(消費税)取引に関する帳簿・請求書

課税期間末の2か月後から7年

帳簿書類等の保存方法

(1) 原則的な保存方法

帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。

(2) 6年目以降のマイクロフィルムによる保存方法

帳簿書類の保存は、紙による保存が原則ですが、保存期間の6年目以降(一定の書類については4年目以降)の帳簿書類は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。
なお、マイクロフィルムによる保存を行う場合には、一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダ又はマイクロフィルムリーダプリンタを設置する必要があります。

(3) 電磁的記録による保存方法

自己が電磁的記録により最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、紙による保存によらず、サーバ・DVDCD等に記録した電磁的記録(電子データ)のままで保存することができます。

なお、電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。また、この申請書は、備付けを開始する日の3か月前の日までに提出する必要があります。

(4) 一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録の保存方法

保存すべき書類のうち、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナ読取りの電磁的記録による保存(以下スキャナ保存といいます。)を行うことができます。なお、スキャナ保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。また、この申請書は、スキャナ保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。
(注) 帳簿については、スキャナ保存を行うことはできません。

(5) 電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存方法

自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件の下で、紙による保存によらず、その電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルム(COM)により保存することができます。
 なお、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受けることが必要です。また、この申請書は、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行おうとする日の3か月前の日までに提出する必要があります。

 今のご時世(2)や(5)でいうマイクロフィルムで保存する方はほとんどいないと思います。紙による保存ではなくデータで保存しようとした場合はまず税務署へ開始日(多くは事業年度の期首)から3か月前までに申告書を提出しなければなりません。
 また、領収書などをスキャナーで電子保存しようとした場合は、一定要件を満たす必要がありますが、特に電子のタイムスタンプを押す必要があります。この費用が意外に高い(年間10万円程度)ため、なかなか浸透できていないと思われます。
 電子データの保存方法を選択しようとする場合、準備が必要なため注意が必要です。

(参考)国税局 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm
 https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/03.pdf

 

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